20 Tipps, wie Du mehr Zeit mit Deiner Familie verbringst (Teil 2)

Dies ist der zweite Teil des Beitrages über mein Zeitmanagement, mit dem ich es schaffe, mehr Zeit mit meiner Familie zu verbringen. Den ersten Teil findest Du hier.

11. Nein!

Je besser Du eine Aufgabe erledigst, desto mehr Aufgaben werden an Dich herangetragen. Du wirst zu einem Opfer Deines eigenen Erfolges. Dieses Phänomen kann man wunderbar auf der Arbeit beobachten.

Ich habe Kolleginnen und Kollegen, die den Job schnell und gut erledigen. Der Chef braucht sich keinen Kopf darüber machen, dass es reibungslos läuft. Das sind dann auch genau die Leute, die zuerst angesprochen werden.

Vielleicht gehörst Du auch zu dieser Gruppe von Mitarbeitern. Dann wirst Du mit Arbeit zugeschüttet und Dir bleibt weniger Zeit, Deinen Arbeitsalltag eigenverantwortlich und pro-aktiv zu gestalten.  

Die Lösung für das Problem ist einfach: Nein sagen!   

Das ist aber gar nicht so einfach, wie es klingt. Ich musste und muss es immer wieder bewusst üben (geholfen hat mir dabei übrigens das tolle Buch „Sag Nein ohne Skrupel“* von Manuel Smith). Als Teilzeitler achte ich noch viel stärker darauf, bei der Aufgabenverteilung auch mal Nein zu sagen. Mit reduzierter Stundenzahl kann ich nicht auf allen Hochzeiten tanzen.

Entschlossenes Absagen von Aufgaben schafft Dir wertvolle Zeit, die Du dann selbst gestalten kannst.

Kannst Du gut Nein sagen? Es ist eine Kunst, die Du lernen kannst.  

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Diesen Artikel im „Meine-Mäuse Podcast“ hören

Du kannst diesen Artikel auch bequem im Podcast Meine Mäuse – der Finanzpodcast für die Familie hören. Dann erfährst Du auch, wie Eva und ich mit dem Thema Zeitmanagement umgehen.

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12. Auf dem letzten Drücker geht’s rund

Wie kannst Du Deiner Produktivität mit nur einer einzigen Maßnahme einen Effizienz-Boost geben?

Setze eine Deadline.

Es gibt eine Vielzahl von Studien, die bestätigen, dass durch die zeitliche Befristung einer Aufgabe die Effizienz stark ansteigt.

Du kennst das vielleicht aus Projekten in Deinem Job. Mehrere Kolleginnen und Kollegen kommen zusammen, um eine Problemstellung zu lösen. Die ersten Wochen drömelt jeder so vor sich hin und der Prozess gestaltet sich zäh. Aber die Deadline für die Abgabe rückt näher. Plötzlich kommt Unruhe in die Truppe. Wie sollen wir das nur schaffen? Alle rücken zusammen und in einer Hauruckaktion, mit starkem Fokus auf das Thema, wird die Kuh in letzter Minute vom Eis geholt. Geschafft! Der Hauptteil der Arbeit wurde letztendlich in einem Bruchteil der Zeit erledigt – weil es eine Frist gab.

Für die meisten Aufgaben setze ich mir eigene Deadlines. Egal ob es im Haushalt ist – bis Ende der Woche sauge ich das Haus – auf der Arbeit oder für Blog und Podcast. Durch das Setzen meiner eigenen Deadlines, die ich dann auch einhalte, schärfe ich meinen Fokus und steigere meine Effizienz.

Experimentiere doch einfach mal mit Fristen und setze Dir gleich heute noch ein paar Deadlines für anstehende Aufgaben.

13. Effektive Gedanken

Kopfkino spielt bei mir eine immer größere Rolle, wenn es an die effektive Umsetzung meiner großen Ziele geht. Anfangs habe ich noch darüber geschmunzelt. Mittlerweile bin ich überzeugt, dass es funktioniert.

Die Macht mentaler Bilder.

An die Wichtigkeit einer klaren Zielsetzung haben wir schon einen Haken gesetzt. Die Kunst ist es diese Ziele auch umzusetzen. Dabei hilft eine möglichst klare und messbare Definition, wie das Ziel aussehen soll. Aber genauso wichtig ist es, sich das Ziel bildhaft auszumalen.

Ganz konkret stelle ich mir vor, wie ich nach zwölf Stunden Schwimmen, Radfahren und Laufen die Ziellinie des Frankfurter Ironman überquere. Ich kann mir kein Lächeln abringen, sondern bin einfach nur erleichtert, es geschafft zu haben (genauso ging es mir auch nach meinem ersten Marathon vor 20 Jahren). Ich erlebe den Zieleinlauf in meinen Gedanken, vielleicht auch in meinen Träumen. Dadurch fokussiere ich mich auch unterbewusst auf die Erreichung dieses Zieles.   

Genauso hatte ich mir vorgestellt meinen Antrag auf Teilzeit einzureichen. Ich träume davon, irgendwann meine Kündigung nachzulegen, wenn mir der Job keinen Spaß mehr macht oder ich noch mehr Zeit für mich selbst brauche. Und ich stelle mir bildlich vor, wie ich den Überweisungs-Button für die letzte Rate unserer Schulden drücke und wir anschließend als Familie darauf anstoßen.

Ich habe keinen Zweifel daran, dass ich diese Ziele erreichen werde. In meinen Gedanken habe ich es schon. Jetzt geht es nur noch um die Umsetzung. 

Nutzt Du mentale Bilder, um Deine Ziele zu erreichen? Probiere es mal aus, auch wenn es sich zunächst mal seltsam anfühlt.

14. Aus Groß wird Klein

Ende letzten Jahres habe ich mir vorgenommen einen Podcast zu starten. Aber ganz ehrlich – die Vorstellung von der Komplexität dieses Projektes hat mich eingeschüchtert. Wo soll ich anfangen? Wie kann ich es umsetzen? Die Gefahr bestand, das Projekt abzublasen.

Dann habe ich angefangen, die große Aufgabe in kleine Blöcke zu zerlegen. Als erstes musste das Thema und ein Grobkonzept her. Das erledigte ich in den nächsten vier Wochen. Anschließend brauchte ich eine passende Partnerin oder einen Partner, um den Podcast gemeinsam zum Erfolg zu machen. Nach diversen Interviews war klar, dass Eva die Richtige ist. Jetzt konnte es an das Feinkonzept gehen. Wir mussten einen Host finden, uns ein Mikro kaufen, das Podcast-Schneiden lernen (oder es outsourcen), Fotos machen, eine Kachel basteln und so weiter und so fort.

All diese Einzelthemen waren isoliert betrachtet gut umsetzbar. Eines nach dem anderen. Plötzlich war das große Ziel, einen Podcast auf die Beine zu stellen, gar nicht mehr so angsteinflößend.

Pole, Pole

Langsam, langsam, immer einen Schritt nach dem anderen. So hat es unser fülliger Guide im Südafrika-Urlaub zusammengefasst, als wir gemeinsam den Tafelberg hochmarschierten.

Brich Dir die großen Aufgaben in Teilaufgaben runter und arbeite sie nach und nach ab. So kommst Du schnell zum Ziel. Dann kannst Du auch mal freie Zeitblöcke von 20 oder 30 Minuten dazu nutzen, an einem großen Thema zu arbeiten. 

Damit fange ich jetzt aber nicht mehr an!

Diese Ausrede zieht dann nicht mehr.

15. Ich liebe es, wenn ein Plan funktioniert

Es gibt Freigeister, die in den Tag hineinleben… und Menschen wie mich.

Ich plane meine Tage und seit ein paar Jahren auch vermehrt meine Wochen. Mich beruhigt es, Gewissheit darüber zu haben, was ich schaffen will und wann dann auch genug ist. Habe ich meine Aufgaben für den Tag oder die Woche erledigt, dann ist mein Kopf frei und ich kann es entspannt angehen lassen.  

Am Sonntagabend oder Montagmorgen mache ich mir Gedanken darüber, was in dieser Woche ansteht.

Was muss ich erreichen, was möchte ich erreichen?

Den einzelnen Themen ordne ich grob einen Tag zu, wobei ich hier flexibel unterwegs bin. Wenn es nicht passt, dann schiebe ich die Aufgaben auf einen anderen Tag. Gerade mit Kindern kommt es immer mal anders, als man es sich vorgenommen hat. Wenn der Plan steht, kritzel ich es auf ein Blatt Papier und lege es gut sichtbar auf den Tisch.

Mir hilft solch eine Wochenplanung, um mir einen Überblick zu schaffen und die Dinge auch wirklich erledigt zu bekommen. In der Planung findet sich auch immer ausreichend Zeit mit der Familie, denn das kommt sonst schnell mal zu kurz im Alltagsstress.  

Planst Du Deine Woche im Detail?  

16. Runter mit dem Info-Speck

Auf der Not-To-Do-Liste oben ist Dir vielleicht die News-Diät aufgefallen. Seit mehreren Jahren praktiziere ich sie mittlerweile – mit großem Erfolg!

Ich verzichte bewusst auf News. Damit meine ich diesen leicht verdaulichen Informations-Wust, der eine Halbwertzeit von Minuten und nicht Jahren hat. Tagesaktuelle Nachrichten habe ich weitestgehend aus meinem Leben verbannt. In diesem ausführlichen Artikel über meine News-Diät erkläre ich die Hintergründe und warum es mein Leben bereichert hat. Und damit meine ich nicht nur die große Zeitersparnis, die die News-Diät mit sich bringt, sondern auch all die anderen Vorteile.

Warum taucht die Diät auf meiner Not-To-Do-Liste auf? Weil ich in der Corona-Krise schwach geworden bin. Irgendwann habe ich mich dabei erwischt, mir die täglichen Infektionszahlen und Länderrankings reinzuziehen. Schnell bin ich wieder bei den üblichen Verdächtigen, wie Spiegel Online, gelandet. Ich hatte einen Rückfall, wurde wieder zum News-Junkie, immer auf der Suche nach dem schnellen Info-Schuss.

Doch damit ist Schluss! Ich bin wieder clean und genieße meine neu gewonnene Freiheit.

17. Lessons from Ike

Die meisten der bisher genannten Techniken und Kniffe habe ich bereits verinnerlicht, wende sie seit Jahren erfolgreich an. Aber ich erweitere auch gern mein Repertoire.

Ein Neuling ist eigentlich ein alter Hase: Das Eisenhower-Prinzip – benannt nach dem Haudegen Dwight D. Eisenhower, seinerzeit Alliierten-General und später US-Präsident.

Der Mann hatte nicht viel Zeit zu vergeuden. Also hat er sich seine eigene Zeitmanagement-Technik gebastelt und die Welt mit diesem Zitat beglückt:

I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.

Seine Aufgaben hat der gute Dwight in vier Kriterien kategorisiert: wichtig und unwichtig, dringend und nicht dringend. Jede der vier Kombinationen wird anders bearbeitet. Das Ganze sieht dann so aus wie auf diesem Foto. Ich habe mir das Eisenhower-Prinzip auf das White-Board hinter meinen Schreibtisch gehängt und werde jetzt mal verstärkt versuchen, es in meinen Arbeitsalltag zu integrieren.

Schauen wir mal ob es etwas bringt.

18. Ich muss nicht alles selbst machen

Ich entdecke gerade die spannende Welt der Automatisierung und des Outsourcens. Letzteres hatte ich bisher eher abgelehnt, für ersteres war ich zu einfach gestrickt.

Starten wir mit dem Outsourcing. Einige schwören drauf, allen voran Tim Ferriss mit seinem lesenswerten Klassiker „Die 4-Stunden Woche“*. Es klingt verlockend: Gib einfach alles ab, was Dir lästig ist und nutze die freien Stunden für das, was Du gut kannst oder Dir Freude bereitet. Du verbannst die nervigen Dinge aus Deinem Leben und konzentrierst Dich auf das Schöne.

Die Kehrseiten des Outsourcings sind Abhängigkeiten von Dritten und letztendlich auch eine Konzentration auf wenige Aufgaben. Ich schätze meine Unabhängigkeit und strebe Vielfalt bei meinen Tätigkeiten an. Statt Termine mit einer Putzfrau zu koordinieren, sauge ich lieber selbst das Haus und sitze so nicht den ganzen Tag vor dem Rechner.

Trotzdem gehe ich mehr und mehr dazu über, Aufgaben abzugeben. Einfach weil die Zeit durch die Kinder knapper geworden ist und ich keine Abstriche machen möchte. Beispielsweise lassen Eva und ich unsere Podcast-Folgen schneiden und für das Blog-Design lasse ich einen Profi ran. Auch bei der Automatisierung geht es voran. Mein gesamter Social-Media Auftritt läuft weiterestgehend auf Autopilot (dafür nutze ich das Tool SocialBee).

Wenn Du mit Outsourcing kein Problem hast, dann kannst Du hier einen großen Hebel für mehr freie Zeit ansetzen.

19. Tools, die ich nutze

Was wäre die Welt ohne die kleinen Helferlein, die unser Leben entspannter machen.

Es gibt eine Vielzahl an Tools, die uns dabei unterstützen effizienter zu leben. Ich habe hier eine kleine Auswahl der Apps aufgelistet, die ich regelmäßig (kostenlos) nutze.

• Trello ist eine Projektmanagement Software, bei denen Du Deine Aufgaben Kanban-basiert verwalten kannst. Für meine einzelnen Themenbereiche (Blog, Podcast, Ziele, To-Dos, …) habe ich jeweils ein eigenes Board, das ich ggf. mit meinen Projektpartnern teile. Je länger ich mit Trello arbeite, desto besser gefällt es mir.
• LastPass ist ein Passwort-Management-Tool, dass ich schon seit Jahren begeistert nutze. Dort verwalte ich alle meine Passwörter. Während ich früher einfache Passwörter mehrfach benutzte, sind selbige heute sehr schwer zu entschlüsseln und werden nie zweimal genutzt. Ich habe sie immer parat. Die Software erkennt die Seite und füllte die Login-Details auf Knopfdruck automatisch aus. Ein Traum.
• Todoist dient mir im Prinzip als elektronische To-Do-Liste. Es ist eine einfache App, die immer mal wieder zum Einsatz kommt, wenn sich Aufgaben häufen und ich viel unterwegs bin.
• Buy Me a Pie ist unsere elektronische Einkaufsliste, die wir für unsere Wocheneinkäufe nutzen. Wenn der Grafschafter Goldsaft zuneige geht, trage ich es direkt in die Liste ein. Im Supermarkt renne ich dann mit der App durch die Gänge und tippe alles an, was schon im Wagen liegt, damit es wieder von der Liste gelöscht wird. Stift und Zettel brauchen wir nicht mehr.

Welche Apps benutzt Du, um Dein Leben zu vereinfachen?

20. Keep it simple

Bisher ging es bei meinen Tipps zum Zeitmanagement um Methoden, Tools und Techniken. Für den gebührenden Abschluss habe ich noch eine Lebenseinstellung für Dich parat, die Dir sehr viel Zeit ersparen wird: Minimalismus.

Je weniger Komplexität Du in Deinem Leben hast, desto geringer ist der Zeitaufwand, um den Laden am Laufen zu halten. Weniger Kram bedeutet mehr frei verfügbare Zeit, die Du dann mit Deiner Familie verbringen kannst.

In dem Beitrag „Minimalismus in der Finanzglück-Familie“, einem der meistgelesenen Artikel, fasse ich es so zusammen:

• Besitz frisst Deine Zeit – Du musst Dinge kaufen, pflegen, reparieren und irgendwann entsorgen.
• Besitz braucht Deine Energie – Du musst Dich um Deine Dinge kümmern und Deine Aufmerksamkeit schenken.
• Besitz kostet Dich Geld – Du musst erst mal Geld verdienen, um Dir Dinge kaufen zu können.

Je weniger Du besitzt und je schlanker Du Dein Leben hältst, desto mehr Zeit hast Du für Dich. So einfach ist es. Minimalismus in der Familie zu leben ist nicht immer einfach. In dem verlinkten Artikel habe ich ein paar Tipps für Dich zusammengeschrieben und in der kommenden Meine-Mäuse-Podcast-Folge  über Minimalismus teilt Eva auch noch ein paar Ratschläge mit Dir.  

Konzentriere Dich auf die Dinge im Leben, die Dir wichtig sind, und trenne Dich vom Rest.

Fazit

Das war ein wilder Ritt durch die insgesamt 20 Ansätze, die mein ganz persönliches Zeitmanagement prägen. So kriege ich all die Dinge zeitlich unter einen Hut, die mir wichtig sind. Denn durch meine kleinen Kinder ist Zeit ein noch kostbarer Faktor geworden. Jede Stunde, die ich nicht vergeude, kann ich mit ihnen verbringen.  

Ich hoffe Du konntest den einen oder anderen Anreiz mitnehmen. Probiere doch einfach mal ein paar Sachen aus und schaue, ob sie für Dich funktionieren. Wenn nicht, dann versuche etwas Neues.

Das Thema Zeitmanagement ist komplex und es gibt viele Ratgeber und Bücher hierzu. Mir persönlich gefällt ein Klassiker von 1989 am besten, der eigentlich eher ein Selbsthilfe-Buch, als ein Zeitmanagement-Ratgeber ist: Die 7 Wege zur Effektivität* von Stephen Covey. Das Buch hat mir den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz klargemacht und ich weiß jetzt, dass ersteres der große Hebel ist.

Abschließen möchte ich mit einem Zitat von Abraham Lincoln:

Wenn ich acht Stunden Zeit hätte, um einen Baum zu fällen, würde ich sechs Stunden die Axt schleifen.

Worauf wartest Du? Fange direkt an Deine Axt zu schleifen!

Welche Zeitmanagement-Tipps haben Dir am besten gefallen? Kannst Du noch etwas empfehlen? Ich freue mich schon auf Deinen Kommentar!

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