Nebenkostenabrechnung leicht gemacht (inkl. Excel-Tool)

Letzte Woche war es mal wieder soweit.

Die jährliche Nebenkostenabrechnung für meine beiden vermieteten Wohnungen im Prenzlauer Berg  stand an.

Dieses Mal habe ich die Zeit gestoppt. Wie lange hatte es gedauert?

Es waren genau 23 Minuten!

Dann waren die beiden Abrechnungen erstellt, inklusive eines netten Begleitbriefchens an die Mieter.

Fertig ist der Lachs. Jetzt ist wieder Ruhe für ein Jahr.

Deine Zeit ist kostbar

Bevor Du eine Immobilie erwirbst, ist es schwer den (Zeit-) Aufwand für die Verwaltung einzuschätzen. So ging es mir zumindest.

Vielleicht spielst Du gerade mit dem Gedanken eine Immobilie zur Vermietung zu erwerben. Oder besitzt schon eine vermietete Eigentumswohnung und überlegst, ob Du Dir den teuren Verwalter sparen kannst.

Wie auch immer die Konstellation ist, Du solltest eine grobe Idee haben, wieviel Aufwand mit der Verwaltung Deiner Immobilie verbunden ist.

Nachdem der Kauf erst mal durch ist, wirst Du als Vermieter eigentlich nur in vier Situation gebraucht:

  1. Neuvermietungen (und Mieterhöhungen)
  2. Probleme (Kühlschrank defekt, etc.)
  3. Eigentümerversammlung
  4. Nebenkostenabrechnung

Die ersten drei Punkte lassen sich pauschal nicht klären. Hier hatte ich beschrieben, dass ich für diese drei Knaben bisher kaum Aufwand hatte. Generell wird der Zeitaufwand eher überschätzt, besonders für die Probleme.

Aber den vierten Punkt kann ich gut und leicht einschätzen.

Die Nebenkostenabrechnung erstellst Du spielend leicht, Ratz-Fatz und dabei noch kostenfrei.

Aber lass uns erst mal die Basics klarkriegen.

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Wie alles in unseren Landen, ist auch die Nebenkostenabrechnung im Detail gesetzlich geregelt (hier § 556 BGB). Alles andere hätte mich auch überrascht.

Einmal im Jahr, nicht später als 12 Monate nach Abrechnungsperiode, muss der Vermieter dem Mieter eine Nebenkostenabrechnung zukommen lassen. Dann wird Tacheles geredet.

Hat die monatliche Abschlagszahlung gelangt oder nicht? Entweder muss der Mieter nachschießen oder aber der Vermieter in sein Geldsäckle greifen.

Es gibt eine Reihe formaler Anforderungen und die Abrechnung muss selbstverständlich für den Mieter übersichtlich und rechnerisch nachvollziehbar sein.

Das klingt erst mal komplizierter als es in Wahrheit ist. Alles halb so wild.

Viele Wege führen nach Rom

Es gibt verschiedene Arten eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen:

  1. Spezielle Software: Hier läuft es ähnlich wie bei Deiner Steuererklärung. Einfache Handhabung, funky Layout (auch für den Brief an Deinen Mieter) und alles basierend auf der letzten Rechtsprechung. Klingt doch super! Wo ist der Haken? Es kostet halt Kohle. Die einfache WISO Version liegt bei 25 Euro. Nach oben ist noch ordentlich Luft.
  2. Internetbasierte Lösungen: Hier tummeln sich auch so einige Anbieter. Aber auch diese Variante kostet Geld und Du zahlst unter Umständen sogar noch mehr als bei einer Software-Lösung.
  3. Hausverwaltung: Lässt Du Deine Butze professionell verwalten, dann brauchst Du Dir über die Nebenkostenabrechnung auch keine Gedanken zu machen. Aber hier musst Du tief in die Tasche greifen. Für meine Wohnungen würde solch ein Service ca. 30 Euro pro Wohnung/Monat kosten (geht dann aber auch weit über die Nebenkostenabrechnung hinaus).
  4. Excel (oder Open-Office Alternative): Hat so seine Haken und Ösen. Du musst bei rechtlichen Änderungen selber am Ball bleiben und das Layout der Abrechnung sieht aus wie vom Praktikanten erstellt. Aber (!), die Sache ist für umme. Und geht fix.

Die ersten drei Varianten können Sinn für Dich machen, wenn Du mehrere Immobilien verwalten musst oder komplett die Verwaltung outsourcen möchtest.

Mein Favorit ist die Dame hinter dem vierten Türchen. Bei wenigen Immobilien und der Bereitschaft, selbst die Schippe in die Hand zu nehmen, sind Excel and Friends hier einfach unschlagbar.

Mein Freund, der Vermieter

Ich möchte, dass meine Mieter mit mir als Vermieter zufrieden sind. Sich pudelwohl fühlen. Das mache ich nicht nur aus reiner Nächstenliebe, sondern auch weil ich keinen Bock  auf nervige Mieter habe, die mir meine süßen Stunden versalzen.

Beide Parteien im Mietverhältnis sollten möglichst zufrieden sein. Verhalte Dich also gegenüber Deinem Mieter ähnlich wie gegenüber Deiner Schwiegermama. Höflich, mit einer gesunden Portion Grundsympathie. Man sieht sich immer zweimal im Leben.

Das Thema Nebenkosten birgt jedoch eine gewisse Sprengkraft, diese innige Beziehung zu gefährden. Hier kann es leicht zu Knatsch und Rangelei kommen. Es gibt es die dollsten Geschichten.

Erschwerend kommt hinzu, dass angeblich jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist. Es ist also gar nicht so unwahrscheinlich, dass Deine dazu gehören kann. Da reichen schon kleine Formfehler, um das ganze Ding anzufechten.

Wenn Deine Mieter Dich nicht mögen, dann können Sie Dir das Vermieterleben zur Hölle machen. Und die Nebenkosten sind Deine offene Flanke.

Alles eine Frage der Psychologie…

Schlage jetzt nicht die Hände über den Kopf zusammen oder verkriech Dich unter die Bettdecke.

Wir kriegen schon die Kuh vom Eis. Denn Du kannst mit einem kleinen psychologischen Kniff potentielle Konflikte frühzeitig vermeiden.

Wie soll das gelingen? Es lässt sich am einfachsten durch diese drei Weisheiten erklären.

Wo kein Kläger, da kein Richter.

Einem geschenkten Gaul schaut man nicht ins Maul.

und

Neapel sehen – und sterben.

Ok, das letzte Zitat macht hier nicht wirklich Sinn. Aber nach Neapel würde ich gerne mal reisen. Die Altstadt soll sehr schön sein. Aber wir schweifen…

Meine Lösung für das Problem:

Ich setzte die Vorauszahlungen deutlich zu hoch an.

So einfach, so effektiv. Ich komme nie in die Lage, vom Mieter eine Nachzahlung einfordern zu müssen. Jedes Jahr gibt es einen dicken Scheck mit lieben Grüßen vom Vermieter.

Konkret habe ich heute Morgen Überweisungen an meine beiden Mieter auf den Weg gebracht. Der eine bekommt 322 Euro zurück (bei 120 Euro Nebenkosten-Vorauszahlung pro Monat) und der andere 403 Euro (bei 130 Euro).

Wenn Du Geld zurückbekommst, egal ob Du es vorher selber durch zu hohe Vorauszahlungen gelatzt hast, dann bist Du ein Happy Bunny. Du freust Dich Deines Lebens und stellst im Normalfall auch nicht die Berechnung dahinter in Frage. Wird schon passen.

Wenn Dir allerdings eine dicke Nachzahlung ins Haus flattert, dann geht die Stimmung auf Sinkflug. Vielleicht nimmst Du auch den Wisch und lässt ihn erst mal vom Mieterverein auf Fehler prüfen. Ärger ist vorprogrammiert. Irgendetwas lässt sich immer finden.

Dieser simple Ansatz funktioniert soweit tadellos. Ich hatte noch nie auch nur eine kritische Nachfrage zu meinen Abrechnungen. Touch wood.

Lass andere für Dich arbeiten

Warum ist es aber jetzt so einfach, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen?

Im Prinzip macht die meiste Arbeit ohnehin jemand anderes für Dich.

Für Deine Immobilie – ich gehe hier jetzt einfachheitshalber von einer Eigentumswohnung aus – gibt es eine Wohnungseigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung). Die kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum der Wohnungseigentümer im Haus und wird von allen Eigentümern gemeinsam dafür bezahlt.

Und wenn Du hier auch nur eine halbwegs kompetente Truppe am Start hast, dann erledigen die für Dich schon die meiste Arbeit. Jährlich erstellen sie Dir eine Hausgeldabrechnung. Diese gliedert sich idealerweise schon auf in „umlegbare“ und „nicht-umlegbare“ Nebenkosten.

Hier ist als Beispiel solch eine Aufstellung einer meiner Wohnungen.

beispiel-weg-abrechnung
Draufklicken zum vergrößern

Umlegbare Kosten sind Betriebskosten, Versicherungen und die Grundsteuer. Das zahlt vollständig Dein Mieter. Nicht-umlegbar sind dann WEG-Verwalter Gebühren, Instandhaltungsrücklage und außerplanmäßige Reparaturen am Haus. Dafür stehst Du als Vermieter in der Kreide.

Alles was Du jetzt also tun musst, ist die Daten für die umlegbaren Kosten in Deine Excel-Tabelle einzutragen und… trara… erstellt ist Deine Nebenkostenabrechnung!

Dein geistiger Mehrwert besteht daher größtenteils darin, Dich beim Abschreiben der Zahlen nicht zu vertippen. Das ist nicht zu unterschätzen, kriegt man aber meist doch noch irgendwie hin.

Komm endlich zur Sache!

Wir sind jetzt schon über 1.000 Wörter im Beitrag und Du hast immer noch keine konkrete Anleitung für die Nebenkostenabrechnung gesehen. Ich bewundere Deine Geduld. Keine Angst, ich habe es nicht vergessen.

Hier kannst Du das kleine Excel-Tool runterladen, dass ich mir für meine Nebenkostenabrechnungen gebastelt habe. Wenn Du etwas im Netz rumgoogelst, bingst oder yahoost, dann findest Du noch andere, vergleichbare Tabellen.

Das kleine, unscheinbare Tool, oder besser Toolchen, sollte eigentlich selbsterklärend sein. Wenn Du doch noch Fragen haben solltest, dann lass es mich gerne wissen.

Warum das Ganze?

Diesen Beitrag habe ich geschrieben, um Dir als potentiellen Immobilien-Investor den Respekt vor dem Thema Nebenkostenabrechnung zu nehmen. Es ist wahrlich kein Hexenwerk. Für den normalen Privatinvestor, der in einige wenige Immobilien investiert, ist eine eigene simple Tabellenkalkulation völlig ausreichend.

Die Erstellung nimmt nur Minuten in Anspruch und sollte solide genug sein, einer genaueren Prüfung Stand zu halten. Im Idealfall setzt Du Die Nebenkosten so an, dass immer eine nette Rückzahlung an die Mieter rauskommt. Die freuen sich und das macht damit auch Dich glücklicher.

Eine Immobilie zu vermieten ist nicht ganz ohne. Der Weg ist gepflastert mit kleinen Fettnäpfchen, die nur darauf warten, dass Du reinplumst.

Aber um die Erstellung der Nebenkostenabrechnung brauchst Du Dir keine Sorgen machen.

Da kannst Du jetzt offiziell einen Haken dransetzen.

Hast Du noch Fragen oder Anregungen zum Thema Nebenkostenabrechnung? Wenn Du bereits Vermieter bist, wie erstellst Du Deine Abrechnungen? Gibt es Erfahrungen zu diesem Thema, die Du hier teilen kannst? Ich freue mich schon auf Deinen Kommentar!

Update: Leser Achim, ein kleiner Fuchs wenn es um das Thema Nebenkostenabrechnung geht, hat in den Kommentaren unten noch wertvolle Tipps gegeben. Er baut auf eine komplexere Nebenkostenabrechnung. Falls das von Interesse für Dich ist, kannst Du Dir hier die Screen Shots anschauen und Dir danach ein eigenes Modell basteln. (Für mich langt weiterhin die einfache Version). Vielen Dank noch einmal, Achim!

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34 Kommentare

  1. Also, wenn ich regelmäßig 20%-30% meiner Vorauszahlungen zurückbekommen würde als Mieter, dann hätte ich schon nach einer Anpassung gefragt. Aber ich habe auch schon Leute erlebt, die die Vorauszahlungen (beim Vermieter oder Energielieferant) als heimliches Sparkonto nutzen und sich dann über die Rückzahlung freuen.
    Und auch hier gilt natürlich: „Wo kein Kläger, da kein Richter“.

    1. Hi Martin,

      würde ich ehrlich gesagt auch machen. Hätte ich auch kein Problem mit. Aber selbst als Mieter hätte ich ein Interesse daran, lieber etwas zu viel zu zahlen und eine Rückzahlung zu bekommen, als noch nachblättern zu müssen. Scheint eine Win-Win Situation von beiden Seiten zu sein, auch wenn es komisch klingt.

      VG, Nico

  2. Hallo Nico,

    genau solche Artikel mag ich zurzeit 🙂 Kommt mir gerade gelegen, da ich in den nächsten Tagen ein Angebot für die Mietverwaltung bekomme. Da ich nur eine Wohnung habe, sollte sich bei mir der Aufwand auch in Grenzen halten. Da warte ich mal das Angebot ab und im Zweifel mache ich es selber.

    Viele Grüße

    Tanja

    1. Hi Tanja,

      sehr schön. Ich hoffe es wird ein gutes Angebot. Hast Du die Wohnung gerade erst gekauft oder besitzt Du sie schon länger und verwaltest selber? Wenn ersteres, würde ich Dir empfehlen es erst einmal selber zu versuchen. Mich hat überrascht, wie wenig Zeit es in Anspruch nimmt. Deine Rendite wird erheblich gesteigert, wenn Du keinen Verwalter beauftragst. Ist also eine Überlegung wert.

      VG, nico

      1. Ich habe sie gerade erst gekauft. Es ist wirklich eine Überlegung wert es selbst zu machen. Das mit der Rendite stimmt natürlich und wenn es gar nicht so viel Arbeit macht 😉 zumal Neuvermietung nicht mit drin ist in der Mietverwaltung.

      2. Na dann versuche es doch erst mal. Es ist einfacher als Du denkst. Wenn Du dann feststellst, dass Du keinen Bock drauf hast, dann kannst Du ja immer noch einen Verwalter anstellen.
        Es würde mich mal interessieren, was Dein Verwalter für die Verwaltung nehmen möchte. Kannst ja mal berichten. Ich hatte jetzt übrigens meinen ersten größeren Zwischenfall, den ich aus der Ferne managen musste. Da werde ich bald drüber berichten. Bis jetzt läuft es noch rund.

        1. Hallo Nico,

          bezüglich Kosten kann ich auch etwas beitragen. Habe selbst in Berlin und Potsdam 8 kleine Wohnungen und überlasse die Verwaltung einer Sondereigentumsverwaltung. Mich kostet der Spaß 15 € + MWST pro Wohnung, bin aber sehr zufrieden mit der Verwaltung. Allein schon, weil ich keine Lust auf ständige Anrufe der Mieter habe, falls mal was kaputt gegangen ist und ich aus der Ferne einen geeigneten Handwerker suchen müsste. Wohne selbst in Thüringen.
          Bin bis jetzt einmal selbst tätig geworden, als die Terrassendielen einer Mieterin morsch waren. Die Reparatur sollte zwischen 2.500-3.500 EUR kosten. Da habe ich meinen Anhänger ans Auto geschnallt, habe die Dielen und notwendige Schrauben im nächsten Baumarkt geholt und an einem Tag habe ich zusammen mit meinem Vater die komplette Terrasse (ca. 16 m²) neu beplankt. Kostenpunkt nur ca. 800 EUR.
          Macht Spaß, Deinen Block zu lesen!

          Gruß! Björn

          1. Moin Björn,

            ich glaube bei 8 Wohnungen kann man das auch gar nicht mehr alleine wuppen, zumindest nicht neben einem normalen Job. Dann wird es echt zur Belastung. Da kann ich gut nachvollziehen, dass Du einen Sondereigentumsverwalter hast. 15 Euro plus MwSt scheint auch ein echtes Schnäppchen zu sein.

            Mit den 8 Wohnungen in Berlin/Potsdam ist die finanzielle Freiheit dann wohl zum Greifen nah, oder? Wenn Du die Wohnungen schon vor ein paar Jahren gekauft hast, dann sollte die Wertsteigerung (und Mietsteigerungspotential) enorm sein.

            VG, nico

          2. Hi Nico,
            die erste 10 jährige Zinsbindung läuft in 2 Jahren aus, die nächste in 4 Jahren. Damit wird dann die Zinsbelastung deutlich niedriger als noch vor 6 und 8 Jahren. Hatte allerdings schon vor 2 Jahren ein Forwarddarlehen für den ersten fälligen Kredit abgeschlossen und muss jetzt feststellen, das die Zinsen noch mal um die Hälfte gefallen sind. Aber, so ist das Leben;).
            Was die Mieten angeht, so kann ich nicht meckern. Hatte beim Kauf ca. 6-6,50 €/m² pro Wohnung und bin jetzt bei ca. 7,5-8€/m². Bei der Wertsteigerung weiß man das erst beim Verkauf ganz genau, aber niedriger wird der Preis wahrscheinlich nicht geworden sein.

            Ich bin jetzt knapp 45 Jahre alt und hoffe, mit 50 Jahren die finanzielle Freiheit genießen zu können.

            VG, Björn

    2. Hallo Mixerin,
      vielleicht hilft Dir eine Orintierung. Wir zahlen für 2 vermietete Häuser 20 Euro / month und haben mit wirklich garnichts zu tun. Zusatzkosten, wenn Neumieter gesucht werden und die erste Anzeige nichts bringt ( oder wir die Mieter nicht wollen ), werden an uns sep. in Rchnung gestellt. Ansonsten läßt man uns in Ruhe, und genauso sollte es auch sein.

      mfg
      Plutusandme

  3. Ahhhh Nico!

    Vielen Dank für das Tool. Als Vermieter ist das wahrlich ein gute Sache das ganz in 23 Minuten hin zu bekommen :). Bisher habe ich mich nur Stiefmütterlich um dieses Thema gekümmert… jetzt macht es auf jeden Fall a bissal mehr Spaß!

    Cheers,
    Michael

  4. Das Thema ist bei mir grade auch auf dem Tisch gewesen. Also Rückzahlungen finde ich auch immer gut.

    Aber muss sagen wenn man 2/3 des Betrags zurückbekommt ist es schon etwas komisch. Also 150 € pro Monat zahlt und nur so 45€ hatte. Anpassungen machen wir erst nächste Jahr. Weil es ja ein Neubau und er denkt das wird ja dann in einem ganzen Jahr anders aussehen. Also nach drei Monaten im Winter. Naja. Hatte auch kein Bock darüber jetzt zu schreiten. Vielleicht gibt es dann über 1000 € nächstes Jahr zurück…

    Vielleicht brauche ich die Unterlagen ja auch irgendwann mal 😉 von daher sehr gut.

    1. Hey Mafis,

      das klingt doch schon etwas extrem. Aber nur 45 Euro Nebenkosten klingen auch irgendwie sehr niedrig. Wenn Du Deine Nebenkostenabrechnung bekommst, dann lass Dir doch spaßeshalber von Deinem Vermieter die zugrundeliegenden Unterlagen zur Einsicht geben. Das kannst Du dann in das kleine Nebenkosten-Tool reinhacken und mal schauen was rauskommt. Hoffentlich ist es der gleiche Betrag 🙂

      VG, Nico

  5. Meine Oma hat 1958 ein Mehrfamilienhaus gebaut, das heute meiner Mutter gehört. Ich erstelle schon seit mehreren Jahren die NKA per Excel. Eine Vorarbeit durch eine Hausverwaltung gibt es nicht, da es ja alles einer Eigentümerin gehört. Aber auch das ist kein Problem, man schreibt die Beträge dann halt nicht von der Abrechnung der Verwaltung, sondern von den entsprechenden Rechnungen ab. Der Mehraufwand dürfte minimal sein, sofern man immer alles ordentlich abheftet.

    Erwähnen sollte man noch, dass man 12 Monate Zeit für die Erstellung der Abrechnung hat. Im übrigen ist der Vermieter auch verpflichtet eine angemessene Höhe der Vorauszahlungen festzusetzen. 😉

    Das größere Problem bei Vermietung ist eher ordentliche Mieter zu finden. Die Mieter, die seit Bau des Hauses hier gewohnt haben, sind letztes Jahr verstorben, aber die Neuvermietung hat mich dann schon eher Nerven gekostet.

    1. Hallo Mitro,

      na dann scheint die Erstellung der Nebenkostenabrechnung generell einfach zu sein, auch wenn es keinen WEG-Verwalter gibt. Das hatte ich mir auch schon gedacht.
      An Deinem Mieter-Problem sieht man dann wohl den Einfluss der Lage, bzw. der Nachfrage nach Wohnraum dort.

      Wenn ich mir einen perfekten Mieter basteln könnte, dann wäre es einer der nach drei Jahren wieder auszieht (oder aber eine Staffelmiete akzeptiert). Anders finde ich es sehr schwer die Miete dem (steigenden) Umfeld anzupassen. Aber das reflektiert halt auch den Prenzlauer Berg. Der perfekte Mieter in einer Gegend mit geringer Nachfrage wohnt dann besser 20 Jahre dort, so dass man die Bude immer vermietet hat.

      VG, nico

  6. Ich brauch 10 Minuten dafür Nico:-)
    Aber im Ernst, ich mach es mit meinen selbstverwalteten Wohnungen genauso. Irgendwann ist mir allerdings aufgefallen, dass Umlagemaßstab für die Betriebskosten gemäß den Mietverträgen das Verhältnis von Wohnfläche des Mieters zur Wohnfläche der Wirtschaftseinheit (Mietshaus ) ist. Die Eigentümerabrechnung rechnet die umlegbaren Kosten jedoch nach Miteigentumsanteilen ab. Streng genommen könnte der Mieter die Abrechnung aus formellen Gründen zurückweisen und die Abrechnung nach qm und nicht nach MEA verlangen. Aber so lange sich bei mir kein Mieter beschwert, mach ich es wie Du und freue mich über den geringen Aufwand…

    Schöne Grüße
    Dirk

  7. Ich habe auch schon Nebenkostenabrechnungen erstellt, aber ich bekomme auch welche. Und was für welche. Im letzten Jahr hat sich die Wohnungsverwaltung um über 800 € zu meinen Lasten verrechnet. Obwohl Profis, bekommen die es nicht gebacken. So ein Fehler ist mir noch nicht passiert, dabei bin ich Laie.

  8. Sehr netter Artikel, vielen Dank hierfür. Allerdings ist die BK über das bereit gestellte Excel-Tool aus mehreren Gründen problematisch.
    1. Es fehlt der Ausweis der Gesamtkosten der Liegenschaft. Der BGH sieht bereits hier eine formell falsche und daher nicht gültige Abrechnung als gegeben an.
    2. Der Abrechnungsschlüssel für die einzelnen Betriebskostenarten wurde nicht angegeben. Insofern fehlt es an der rechnerischen Nachvollziehbarkeit der umgelegten Kosten und der Mieter kann diese mit Nichtwissen bestreiten. Dies würde ich dringend ändern.
    3. Die Grundsteuer wurde im Verhältnis und nicht nach dem maßgeblichen Grundsteuerbescheid abgerechnet? 5,14 € kann diese ja wohl kaum betragen haben (-:

    Bei der Abrechnung meiner ETW (auch über Excel) lege ich zudem immer erheblichen Wert auf eine separate Erläuterung der verwendeten Schlüssel (z. b. die Abrechnung des Messdienstleisters..)

    Viele Grüße.

    1. Moin Achim,
      vielen Dank. Du scheinst auch tief in den rechtlichen Themen drinzustecken. Darf ich Dich dann zu den angesprochenen Punkten noch etwas fragen?

      1) Ist das nicht die Summe der Gesamtkosten, die ich bereits aufgeführt hatte (Zellen F20 – F29)?
      2) Der Schlüssel ist doch oben angegeben (Zellen C10 und C11), oder meinst Du noch etwas anderes?
      3) Der ist mir durch die Lappen gegangen! Da hatte ich am Ende noch mal alles runterkopiert und nicht noch mal die Zahlen gecheckt. Habe ich bereits angepasst.

      Mich würde brennend interessieren, wie Deine Excel-Kalkulation aussieht. Ich könnte daraufhin vielleicht sogar das Excel-Tool verfeinern und hier zur Verfügung stellen. Wenn Du darauf Lust hast, dann kannst Du es mir an info@finanzglück.de schicken. Wenn Du darauf keinen Bock hast ist das natürlich auch vollkommen ok.

      VG, Nico

  9. Hallo Nico,

    aber gerne doch (-:

    1. Nein, dies sind nicht die Gesamtkosten, bei den Kostenarten „Kosten Heizenergie & Wasser/Abwasser“ hast du „Abrechnung“ angegeben. Dies ist aber nur der maßgebliche Verteilerschlüssel. In den Abrechnungen des Messdienstleisters (z. B. Techem, Kalorimeta Minol etc.) findest du den auf das ganze Haus entfallenden Anteil. Zudem sollten immer auch Kosten angegeben werden die nicht auf den Mieter entfallen, der Verteilerschlüssel wäre hier null. Klassisches Beispiel sind die Betriebskosten einer Tiefgarage in der der Mieter keinen Stellplatz gemietet hat.
    Der guten Ordnung halber würde ich die Formel in D31 auch nach links ziehen und die Gesamtkosten nochmals darstellen. (-:
    2. Da liegt der Hase im Pfeffer. Der Schlüssel ist angegeben, aber nicht für welche Kostenarten dieser benutzt wird. (bei der Grundsteuer wäre der Verteilermaßstab bspw. „fest“)
    3. Kleine Anekdote am Rande: Bis zu einem Urteil des BGH aus dem Jahr 2012 war der Vermieter einer ETW gezwungen die auf das ganze Haus entfallenden Grundsteuern anzugeben, obwohl er (da steuerliche Einzelveranlagung) ja gar nicht in Kenntnis dieser Beträge war. Diese Tatsache war seinerzeitig immer ein gefundenes Fressen für versierte Anwälte. 😀
    4. Ich würde übrigens nicht nur den Abrechnungszeitraum, sondern auch den Nutzungszeitraum des Mieters aufführen (Abrechnungszeitraum: xxxx / Ihr Abrechnungszeitraum: xxxx). Insbesondere Amtsgerichte sehen das so gar nicht gerne.

    Leider kann man in das Kommentarfeld keine Screenshots einfügen. Daher habe ich dir einige an deine Mail Adresse geschickt.
    Ich trage die Daten der jährlichen WEG Abrechnung bspw. immer in eine Excel Datei, um ein Kostencontrolling über mehrere Jahre zu ermöglichen. Die BKA füllt sich dann über Sverweis selbständig, so dass ich hier gar keine Arbeit mehr habe.
    Viele Grüße

    1. Moin Achim,

      vielen Dank für die Screenshots. Diese Abrechnung ist dann doch etwas komplexer. Rechtlich sicherlich sauberer, auch wenn ich hier vom Grundgedanken – was ist für den Mieter einfacher nachzuvollziehen – nicht ganz sicher bin, ob das auch der Fall ist. Aber so sind gesetzliche Regelungen wohl.

      Ich komme hier auch wieder zu der gleichen Schlussfolgerung. Wenn sich ein Anwalt dransetzt, dann läuft man immer die Gefahr, dass die Abrechnung erfolgreich angefochten werden kann. Davor ist man wohl nie ganz gefeit.

      Wie siehst Du in diesem Zusammenhang den Kommentar von Dirk oben zum Thema Umlagemaßstab (Quadratmeterzahl vs. Miteigentumsanteilen)? Hier ergibt sich bei mir auch eine Differenz (zu meinen Gunsten, wenn ich die Rückzahlung gemäß Quadratmeterzahl berechnen würde).

      VG, Nico

  10. Hey Nico,

    danke für dein Feedback. Ich hatte mal einen Fall wo ein Wohnungseigentümer nicht nur auf seine Nachzahlung verzichten musste, sondern gezwungen war die gesamten Vorauszahlungen des Mieters zurück zu erstatten (in Folge einer formell falschen Abrechnung). Solche Sachen behalte ich immer im Hinterkopf, denn bei diesem Worst Case Szenario ist die Rendite auf absehbare Zeit dahin. Zu dem Schaden aus der Abrechnung kommen dann ja noch die Gerichts- und Anwaltsgebühren der eigenen und Gegenseite. /-:

    Die Umlage nach Miteigentumsanteilen ist ein spannendes Thema. Grundsätzlich ist die Abrechnung nach diesen gem. § 556a Abs. 1 BGB nicht vorgesehen. Man kann allerdings im Mietvertrag davon abweichen und die Umlage nach MEA vereinbaren, sofern (!) hierdurch keine Benachteiligung des Mieters entsteht (da gibt es relativ viel Rechtsprechung, zuletzt das LG Hamburg mit einem vielzitierten Urteil aus dem Jahr 2008). In deinem Fall wäre dies so.
    Aber: sollte die Abrechnung der Betriebskosten schon über viele Jahre nach MEA erfolgen, liegt eine konkludente Vertragsänderung vor. Getreu dem Motto wer schweigt stimmt zu. In der Regel wird hier von einem Mindestzeitraum von 5 bis 6 Jahren ausgegangen.
    (Ich z. B rechne seit 10 Jahren nach MEA ab, obwohl keine Regelung im MV besteht, hier ist die Änderung konkludent geworden und der Mieter kann keine Abrechnung nach dem Flächenschlüssel mehr verlangen).

    In diesem Zusammenhang fällt mir immer wieder auf wie viele Privatvermieter ihre Mietverträge aus dem Schreibwarenladen beziehen und sich im Ernstfall wundern, dass plötzlich alles den Bach runter geht. Gerade Punkte wie Betriebskosten und Schönheitsreparaturen sollte man mit Sorgfalt behandeln weil dies ansonsten schnell in die Tausende gehen kann.

    Viele Grüße.

    1. Hallo Achim,

      und noch einmal vielen Dank für Deine detaillierte Antwort! Wenn es für Dich ok ist, dann würde ich Deine Screen Shots oben im Beitrag verlinken. Wer sich dann ein ausgefuchsteres Excel-Tool basteln möchte, der kann dann von Deinen Erfahrungen lernen. (wenn es nicht ok ist, dann sag bitte Bescheid)

      Ich bleibe in meinem Fall bei der „Light“-Version. Deine Erklärungen machen klar, dass es für einen Mieter eigentlich immer die Möglichkeit gibt, eine Schwachstelle in der Nebenkostenabrechnung zu finden. Wer also auf Krawall gebürstet ist, der kann auch bei einem detaillierteren Nebenkosten-Model ordentlich Ärger machen. Alles was es braucht ist eine gute Rechtsschutz-Versicherung.

      Der Fokus liegt also bei mir weiterhin darauf den Mieter happy zu halten. Dann langt das einfache Excel-Modell. Sollte es haarig werden, dann würde ich wohl zu einer professionellen (WISO?) Variante wechseln, um auf der sicheren Seite zu sein.

      VG, nico

  11. Hi Nico,
    na klar, immer zu.
    WISO Vermieter lohnt sich m. E. erst ab einer gewissen Anzahl von Einheiten, ich selber habe dieses Programm allerdings auch noch nicht benutzt. Privat nutze ich WISO „Mein Geld“ bin aber mit dem Support und den permanenten Softwarefehlern arg unzufrieden.
    Grüße.

  12. Hallo,
    was bedeutet in der Tabelle Verteilerschlüssel Gesamt oder Verteilerschlüssel Wohnung bzw. auf welcher Grundlage beruhen diese Daten?

    Viele Grüße
    Markus

    1. Hallo Markus,

      diese Aufschlüsselung bekomme ich so von der Hausverwaltung gestellt. Jede Einheit im Haus hat einen Anteil an den Gesamtkosten. Von den Gesamtkosten des gesamten Hauses werden dann die Einzelkosten pro Einheit anhand dieses Schlüssels errechnet und dann auch abgerechnet.

      Beantwortet das Deine Frage?

      VG, nico

      1. Hallo Nico,

        dnke für die schnelle Antwort.

        Wenn ich es richtig verstanden habe, sind dann diese beiden Werte für „normal“ vermietete Wohnung nicht relevant oder?

        Viele Grüße und ein schönes Wochenende
        Markus

      2. Hi Markus,
        ich bin mir nicht ganz sicher, ob ich die Frage verstehe. Soweit ich weiß gibt es in jedem Mehrfamilienhaus (zumindest wenn es mehrere Parteien gibt), solch einen Verteilerschlüssel. Den brauchst Du für die Nebenkostenabrechnung, aber auch auf der jährlichen Eigentümerversammlung. Wenn dort abgestimmt wird, dann zählt der Verteilerschlüssel bei der Gewichtung. So habe ich z.B. mit meinen beiden Wohnungen doppelt so viel Stimmrecht wie ein anderer Eigentümer mit nur einer (vergleichbaren) Wohnung.
        VG, Nico

  13. Hallo Nico,

    Ich habe ein ganzes Haus mit drei Wohnungen. Dann betrifft mich der Verteilerschlüssel nicht.

    Viele Grüße und Danke
    Markus

  14. Hallo Nico,

    Ich besitze eine Wohnung mit Verwaltung und pipapo…
    habe sie ab 1.12.16 vermietet.
    Muss nun die Abrechnung für diesen einen Monat erstellen 🙈
    Wie gehe ich vor?
    Teile ich die angegebenen Beträge der Hausverwaltung durch 12?
    Zwischenablese wurde gamacht, genaue Heizkosten habe ich, es fehlen lediglich die anderen Umlagefähigen Kosten.
    Vielleicht ist das echt eine blöde Frage und alle lachen jetzt… ich möchte einfach nichts falsch machen.
    Bitte um schnellstmögliche Hilfe.

    Vielen Dank

    Victoria

    1. Hi Victoria,

      ich würde einfach die anderen umlagefähigen Kosten anteilig rechnen. Wichtig ist die genaue Abrechnung der Heizkosten – die hast Du ja. Vielleicht gibt es hier einen genaueren Ansatz der gesetzlich verfolgt werden müsste, aber bei einem Monat kann ich mir nicht vorstellen, dass ein Mieter Dir hier Probleme machen würde.

      VG, Nico

      1. Dann teile ich alles durch 12 und bekomme die Summe der anteiligen Kosten für einen Monat.
        Vielen Dank für die schnelle Antwort.

        Gruß

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